दूसरी शीट से VLOOKUP(): Excel में कैसे करें

क्या आपने कभी मिलते-जुलते डेटा को खोजने के लिए घंटों तक स्प्रेडशीट्स में हाथ से खोजबीन की है? मैं भी कर चुका/चुकी हूँ, और यह निराशाजनक होता है। इसी लिए मैं आपको दिखाऊँगा/दिखाऊँगी कि VLOOKUP() ने Excel के साथ मेरा काम करने का तरीका कैसे बदल दिया — और यह आपके लिए भी कैसे वैसा ही कर सकता है।

इस गाइड में, आप समझेंगे कि VLOOKUP() का उपयोग करके डेटा कैसे खोजें और प्राप्त करें — चाहे वह आपके वर्कबुक की अलग-अलग शीट्स में हो या पूरी तरह से अलग Excel फ़ाइलों में। हालाँकि, यदि आप Excel फ़ंक्शन्स से बिल्कुल भी परिचित नहीं हैं, तो मूल बातें सीखने के लिए हमारी Introduction to Excel कोर्स से शुरुआत करें।

त्वरित उत्तर: दूसरी शीट से VLOOKUP() कैसे उपयोग करें

दूसरी शीट में डेटा खोजने के लिए VLOOKUP() का सबसे तेज़ तरीका यह है:

=VLOOKUP(lookup_value, Sheet2!range, col_index, [range_lookup])

मुख्य बात दूसरे आर्ग्युमेंट में है, जहाँ आप दूसरी शीट की रेंज का संदर्भ देते हैं। आपको अपने रेंज से पहले शीट का नाम और उसके बाद एक विस्मयादिबोधक चिह्न लगाना होता है, इस तरह: SheetName!A2:D100

उदाहरण के लिए, यदि आप Customers शीट में किसी कस्टमर ID को ढूँढ रहे हैं, तो आप यह सिंटैक्स उपयोग करेंगे:

=VLOOKUP(A2, Customers!A2:D100, 2, FALSE)

और यदि आपकी शीट के नाम में स्पेस हैं, तो उसे इस तरह सिंगल क्वोट्स में रखें:

=VLOOKUP(A2, 'Customer Data'!A2:D100, 2, FALSE)

हम दूसरी शीट से VLOOKUP() क्यों उपयोग करते हैं

VLOOKUP(), जैसा कि आप जानते होंगे, आपको किसी टेबल में किसी मान को खोजने और किसी निर्दिष्ट कॉलम से संबंधित मान वापस लाने देता है. मैं कॉलम कहता/कहती हूँ क्योंकि VLOOKUP() में ‘V’ का अर्थ ‘वर्टिकल’ होता है। VLOOKUP() इसलिए बढ़िया है क्योंकि इसका मतलब है, जब आप एक जगह जानकारी अपडेट करते हैं, तो दूसरी जगह की जानकारी भी अपडेट हो जाती है। यानी, जहाँ-जहाँ उसका संदर्भ दिया गया है, वहाँ अपने-आप अपडेट हो जाता है।

अब, मैं अलग-अलग शीट्स में VLOOKUP() इसलिए उपयोग करता/करती हूँ क्योंकि मैं अलग-अलग तरह की जानकारी अलग जगहों पर रखता/रखती हूँ। यह सुनने में साधारण लगता है लेकिन इसका एक नतीजा है: यह मुझे मैनुअल डेटा एंट्री के लिए एक विशिष्ट शीट देता है, और इस तरह, वे त्रुटियाँ भी कम हो जाती हैं जो अंदर घुस सकती हैं। दूसरी शीट से VLOOKUP() करना जानने से मैं बिना अनावश्यक दोहराव के स्वच्छ डेटासेट्स बनाए रख पाता/पाती हूँ। मैं तेज़ी से काम करता/करती हूँ, और कम गलतियाँ होती हैं।

दूसरी शीट से VLOOKUP() को करीब से समझें

शीट्स के बीच VLOOKUP() उपयोग करने का पहला कदम यह तय करना है कि आप डेटा को जोड़ने के लिए किस जानकारी का उपयोग करेंगे। इसे हम lookup value या common field कहते हैं। यह वह डेटा है जो दोनों शीट्स में मौजूद होता है और Excel को मिलान कराने में मदद करता है, और आपको इसे दोनों शीट्स में एक जैसा फॉर्मैट करना होता है। छोटे-छोटे फॉर्मैटिंग अंतर, जैसे छिपे हुए स्पेस या असंगत डेटा टाइप, #N/A त्रुटि दे सकते हैं।

तो, अपना VLOOKUP() फ़ॉर्मूला लिखने से पहले सुनिश्चित करें कि lookup value दोनों शीट्स में मौजूद हो, डेटा टाइप (जैसे टेक्स्ट या नंबर) एक जैसे हों, और कोई छिपे हुए स्पेस या आख़िरी में आने वाले अतिरिक्त अक्षर न हों।

VLOOKUP() फ़ॉर्मूला को टुकड़ों में समझना

जब आप दूसरी शीट से डेटा खींचने के लिए VLOOKUP() लिखते हैं, तो मुख्य बदलाव table_array पैरामीटर में होता है। आपको अपनी रेंज से पहले शीट का नाम और उसके बाद विस्मयादिबोधक चिह्न (!) जोड़ना होता है। 

मान लीजिए आपके पास दो शीट्स हैं: Employee Data (जहाँ डेटा रखा है) और Salary Data (जहाँ आप lookup value के आधार पर प्रत्येक कर्मचारी का वेतन दिखाना चाहते हैं)।

Employee Data शीट। चित्र: लेखक

Salary Data शीट। चित्र: लेखक

वेतन को Employee Data शीट से Salary Data शीट में लाने के लिए:

1. वह सेल चुनें जहाँ आप परिणाम चाहते हैं।

2. VLOOKUP() फ़ॉर्मूला शुरू करें: =VLOOKUP(

3. Lookup value चुनें: =VLOOKUP(A2,

4. दूसरी शीट का संदर्भ दें (यह मुख्य हिस्सा है): =VLOOKUP(A2, Employee Data!A2:D4,

5. फ़ॉर्मूला पूरा करें (4 कॉलम निर्धारित करने के लिए, सटीक मिलान के लिए FALSE): =VLOOKUP(A2, 'Employee Data'!A2:D4, 4, FALSE)

जब आप ऊपर वाला फ़ॉर्मूला लगाएँगे, तो आपको ये परिणाम मिलेंगे:

मेरे अनुभव में, क्रॉस-शीट VLOOKUP() में सबसे आम गलती गलत शीट-नेम रेफ़रेंस होते हैं। इसलिए यदि क्रॉस-शीट VLOOKUP() करते समय कोई समस्या आए, तो अपने फ़ॉर्मूले के इस हिस्से को ज़रूर दोबारा जाँचें।

दूसरी शीट से VLOOKUP() का उदाहरण

आइए एक और उदाहरण देखते हैं। मेरे पास दो शीट्स हैं — Flavors और Total Sale। Total Sale शीट में, मैं महीने भर के सभी आइसक्रीम फ्लेवर की कुल बिक्री दर्ज करना चाहता/चाहती हूँ।

यह Flavors शीट इस तरह दिखती है:

Flavors शीट। चित्र: लेखक

यह Total Sale शीट इस तरह दिखती है:

Total Sale शीट। चित्र: लेखक

Flavors शीट से आइसक्रीम फ्लेवर की कुल बिक्री प्राप्त करने के लिए, मैं Total Sale शीट के B2 सेल में निम्न फ़ॉर्मूला लगाता/लगाती हूँ:

=VLOOKUP(A2,Flavors!A:E,5,FALSE)

यह फ़ॉर्मूला A2 में दिए मान को देखता है, उसे Flavors शीट में खोजता है और मिलान मिलने पर पाँचवें कॉलम से परिणाम लौटाता है।

एक शीट से दूसरी शीट में कुल बिक्री। चित्र: लेखक

सामान्य त्रुटियों का समाधान

हालाँकि एक बार आप समझ लें कि VLOOKUP() कैसे काम करता है, तो इसे करना आसान है, फिर भी आपको त्रुटियाँ मिल सकती हैं। आइए देखें वे क्या हैं और उनसे कैसे निपटें:

#N/A त्रुटियाँ

#N/A त्रुटि परेशान कर सकती है, लेकिन कारण समझ आने के बाद आमतौर पर इसे ठीक किया जा सकता है। इसे पहचानने और सुलझाने के तरीके:

• असंगत डेटा टाइप: कभी-कभी आपका lookup value एक शीट में टेक्स्ट के रूप में और दूसरी में नंबर के रूप में स्टोर होता है। Excel इन्हें अलग मानता है, भले ही आपको वे एक जैसे दिखें।

• गलत रेफ़रेंस: हो सकता है आप गलत जगह देख रहे हों — या तो गलत शीट में या गलत सेल-रेंज में। अपनी शीट के नाम और सेल रेंज को दोबारा जाँचें। सुनिश्चित करें कि शीट का नाम सही लिखा हो और आपकी रेंज में ज़रूरी सारा डेटा शामिल हो।

• सटीक मिलान संबंधी मुद्दे: यदि आप सटीक मिलान के लिए FALSE उपयोग कर रहे हैं (आम तौर पर अनुशंसित), तो आपका lookup value आपकी टेबल में मौजूद मान से बिल्कुल मेल खाना चाहिए। सुनिश्चित करें कि छिपे हुए स्पेस न हों — उन्हें हटाने के लिए आप TRIM() फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं।

• Lookup value पहली कॉलम में न होना: VLOOKUP() हमेशा आपकी रेंज की पहली कॉलम में lookup value ढूँढता है। इसलिए सुनिश्चित करें कि आपकी lookup कॉलम रेंज की सबसे बाईं कॉलम हो।

• टूटी हुई रेफ़रेंस: यदि जिस शीट का आप संदर्भ दे रहे हैं उसका नाम बदल दिया गया, हटा दी गई, या कहीं और खिसका दी गई, तो फ़ॉर्मूले टूट जाएँगे और त्रुटियाँ देंगे। इससे बचने के लिए, संदर्भित शीट्स को यथावत रखें।

क्रॉस-शीट रेफ़रेंस से जुड़ी समस्याएँ संभालना

शीट्स के बीच डेटा खोजने से पहले फॉर्मैटिंग की समानता जाँचें। इसके लिए आप Excel के TEXT() या VALUE() फ़ंक्शन्स का उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप VLOOKUP() के भीतर TEXT() फ़ंक्शन इस तरह उपयोग कर सकते हैं:

=VLOOKUP(TEXT(A2,"0"), Sheet2!B2:D10, 3, FALSE)

यह Excel को बताएगा कि आपके lookup value को टेक्स्ट की तरह ट्रीट किया जाए, जो मददगार है यदि आपकी दूसरी शीट भी चीज़ों को टेक्स्ट के रूप में स्टोर करती है।

अन्यथा, #N/A त्रुटियाँ दिखाने के बजाय, आप IF() फ़ॉर्मूला का उपयोग करके अधिक उपयोगकर्ता-अनुकूल संदेश दिखा सकते हैं। ऐसे करें:

बुनियादी त्रुटि प्रबंधन के लिए: 

=IFERROR(VLOOKUP(A2, Sheet2!B:C, 2, FALSE), "Not Found")

अधिक विस्तृत त्रुटि प्रबंधन के लिए: 

=IFERROR(VLOOKUP(A2, Sheet2!B:C, 2, FALSE), 
  "No match found for " & A2)

अलग-अलग संदेशों के साथ नेस्टेड त्रुटि प्रबंधन के लिए: 

=IF(ISBLANK(A2),"Please enter a value", IFERROR(VLOOKUP(A2, Sheet2!B:C, 2, FALSE),
"No match found"))

यह जानने के लिए कि VLOOKUP() और IF() को कैसे मिलाएँ, मेरा विस्तृत ट्यूटोरियल पढ़ें: How to Combine VLOOKUP() with IF() in Excel।

अंतिम विचार

VLOOKUP() को शीट्स के बीच उपयोग करना, कई डेटासेट्स के साथ काम करने वाले किसी भी व्यक्ति के लिए Excel की सबसे ताकतवर विशेषताओं में से एक है। एक बार जब आप अपनी फ़ॉर्मूला में शीट नेम जोड़ने की सरल ट्रिक में माहिर हो जाते हैं, तो आप अपने वर्कबुक में कहीं से भी डेटा खींच सकते हैं। शुरुआती दौर में त्रुटियाँ झुंझला सकती हैं, लेकिन ज़्यादातर VLOOKUP() समस्याएँ सरल डेटा असंगतियों से जुड़ी होती हैं, जिन्हें पहचानने के बाद ठीक करना आसान होता है।

क्रॉस-शीट VLOOKUP() में सहज होने का सबसे अच्छा तरीका है अपने ही डेटा पर अभ्यास करना। दो शीट्स के बीच सरल लुकअप से शुरुआत करें, फिर जैसे-जैसे आत्मविश्वास बढ़े, त्रुटि प्रबंधन जोड़ते जाएँ। और उन्नत Excel तकनीकों के लिए, DataCamp के Excel tutorials आपकी कौशल वृद्धि में मदद करेंगे। साथ ही, हमारा Excel Fundamentals स्किल ट्रैक आपके रेज़्यूमे पर हमेशा प्रभावशाली लगता है।

अंत में, यदि आप VLOOKUP() से जुड़ी बारीकियाँ और समझना चाहते हैं, तो मेरे अन्य VLOOKUP() ट्यूटोरियल देखें: