Excel में सिग्नेचर कैसे जोड़ें: इमेज-बेस्ड, हैंड-ड्रॉन, और अन्य तरीके

Excel सिग्नेचर जोड़ने के कई तरीके सपोर्ट करता है, और सही विकल्प चुनना महत्वपूर्ण है। इमेज और ड्रॉ किए गए सिग्नेचर तेज़ हैं और हर जगह काम करते हैं, पर वे केवल दृश्य होते हैं। टाइप्ड सिग्नेचर आंतरिक स्वीकृति के लिए और भी तेज़ हैं, जबकि डिजिटल सिग्नेचर और सिग्नेचर लाइनें समर्थित डेस्कटॉप संस्करणों में क्रिप्टोग्राफिक वेरिफिकेशन और सख्त बदलाव-ट्रैकिंग जोड़ती हैं।

मैं आपको Excel में इमेज, ड्रॉ, टाइप्ड और डिजिटल सिग्नेचर जोड़ना सिखाऊंगा। हम Windows पर सिग्नेचर लाइन का उपयोग, सिग्नेचर ऑब्जेक्ट को एंकर और प्रोटेक्ट करना, और खिसकते, गायब होते या अमान्य सिग्नेचर जैसे आम समस्याओं का समाधान भी कवर करेंगे।

Excel में कौन-कौन से सिग्नेचर जोड़ सकते हैं

आगे बढ़ने से पहले, आइए समझते हैं कि हर सिग्नेचर प्रकार क्या करता है।

इमेज-आधारित सिग्नेचर

अपने हस्ताक्षर को स्कैन या फोटो लें, उसे PNG फाइल के रूप में सेव करें और एक पिक्चर की तरह इन्सर्ट करें। यह तरीका सभी प्लेटफ़ॉर्म (Windows, Mac, Web और मोबाइल) पर काम करता है। ध्यान रखें कि जिसे भी एडिट एक्सेस है, वह इमेज को खिसका या डिलीट कर सकता है, इसलिए जब आपको सुरक्षा के बिना प्रोफेशनल दिखावट चाहिए, तब मैं इस विकल्प की सिफारिश करता हूँ।

ड्रॉ (इंक) सिग्नेचर

Draw टैब आपको माउस, ट्रैकपैड या स्टायलस से सीधे स्क्रीन पर साइन करने देता है। जब आप हस्तलिखित लुक चाहते हैं लेकिन स्कैनर नहीं है, तब यह उपयोगी है, हालांकि यह सुरक्षा प्रदान नहीं करता।

टेक्स्ट-आधारित सिग्नेचर

आप किसी सेल में अपना नाम टाइप करते हैं और उसे Segoe Script या Lucida Handwriting जैसी हैंडराइटिंग फ़ॉन्ट से फॉर्मैट करते हैं। टेक्स्ट सिग्नेचर बनाना आसान है, पर एडिट करना भी आसान है। मैं इन्हें अनौपचारिक स्वीकृतियों के लिए उपयोग करता हूँ।

डिजिटल सिग्नेचर (सर्टिफिकेट-आधारित)

डिजिटल सिग्नेचर सर्टिफिकेट का उपयोग करके यह सत्यापित करते हैं कि किसने डॉक्युमेंट पर साइन किया है और उसके बाद इसमें कोई बदलाव नहीं हुआ। यह एकमात्र सिग्नेचर प्रकार है जो वास्तविक सुरक्षा देता है। आपको एक डिजिटल सर्टिफिकेट चाहिए होगा, और कुछ फीचर्स केवल Windows पर उपलब्ध हैं।

सही सिग्नेचर प्रकार कैसे चुनें

मैं ऐसे तय करता हूँ कि किस सिग्नेचर प्रकार का उपयोग करूँ:

Excel में इमेज सिग्नेचर कैसे जोड़ें

इमेज सिग्नेचर सभी Excel संस्करणों और प्लेटफ़ॉर्म पर काम करते हैं। आइए देखें कैसे।

नोट: Place in Cell विकल्प Excel for Microsoft 365 और Excel 2024 में उपलब्ध है। पुराने संस्करण केवल Place over Cell सपोर्ट करते हैं।

अपने सिग्नेचर की इमेज तैयार करना

सफेद कागज़ पर गहरे पेन से अपना नाम साइन करें, फिर उसे स्कैन या फोटो लें। ये कुछ सुझाव हैं जो मैंने सीखे हैं:

• सामान्य से बड़ा साइन करें। बड़ी सिग्नेचर को छोटा करना छोटी सिग्नेचर को बड़ा करने से बेहतर दिखता है
• संभव हो तो पारदर्शी बैकग्राउंड वाली PNG फॉर्मैट उपयोग करें (JPG फाइलों में सफेद बैकग्राउंड होता है जो सेल रंगों से टकरा सकता है)
• स्क्रीन डिस्प्ले के लिए 150 DPI पर 300–400 पिक्सेल चौड़ाई का लक्ष्य रखें
• फाइल साइज कम रखने के लिए सिग्नेचर के चारों ओर टाइट क्रॉप करें

यदि आपकी सिग्नेचर इमेज में सफेद बैकग्राउंड है, तो आप Excel के Set Transparent Color टूल से उसे हटा सकते हैं।

सिग्नेचर इमेज इन्सर्ट करना

अपना सिग्नेचर ऐसे इन्सर्ट करें:

• उस सेल पर क्लिक करें जहाँ आप सिग्नेचर रखना चाहते हैं
• Insert > Pictures पर जाएँ, फिर चुनें:
  • Place in Cell: सिग्नेचर को सेल के अंदर एम्बेड करता है (सेल के साथ अपने आप मूव/रीसाइज़ होता है)
  • Place over Cell: सिग्नेचर को सेल्स के ऊपर फ़्लोट कराता है (मैनुअल एंकरिंग चाहिए)
• अपना स्रोत चुनें: This Device, Stock Images, या Online Pictures
• अपनी सिग्नेचर इमेज फाइल चुनें और Insert पर क्लिक करें

Excel में Pictures विकल्प दिखाता Insert टैब। चित्र: लेखक।

कौन-सा विकल्प उपयोग करें?

यदि आपका सिग्नेचर खास डेटा पंक्तियों के साथ रहना चाहिए (जैसे कि ऐसे डायनेमिक टेबल में अनुमोदन सिग्नेचर जिन्हें आप सॉर्ट या फ़िल्टर करते हैं), तो Place in Cell का उपयोग करें। सिग्नेचर सेल वैल्यू का हिस्सा बन जाता है और अपने आप एडजस्ट होता है।

यदि आपको सेल बदलावों से स्वतंत्र सटीक पोज़िशनिंग चाहिए (जैसे दस्तावेज़ के निचले हिस्से में स्थिर सिग्नेचर), तो Place over Cell का उपयोग करें। सिग्नेचर ग्रिड के ऊपर फ़्लोट करता है; आप कोनों से रीसाइज़ कर सकते हैं (प्रोपोर्शन बनाए रखने के लिए Shift दबाए रखें) या बीच से ड्रैग करके मूव कर सकते हैं।

सिग्नेचर को सेल्स से एंकर करना

यदि आप Place over Cell चुनते हैं, तो आपको सिग्नेचर को मैनुअली एंकर करना होगा। (यदि आपने Place in Cell उपयोग किया है, तो इस सेक्शन को छोड़ दें—वे सिग्नेचर अपने आप एंकर हो जाते हैं।)

1. सिग्नेचर इमेज पर राइट-क्लिक करें
2. Format Picture चुनें
3. Size & Properties आइकन पर क्लिक करें
4. Properties सेक्शन को एक्सपैंड करें

एंकरिंग विकल्प दिखाता Properties सेक्शन। चित्र: लेखक।

आपको तीन पोज़िशनिंग विकल्प दिखेंगे:

यदि आपका सिग्नेचर सॉर्टिंग या फ़िल्टरिंग के दौरान डेटा के साथ चलना चाहिए, तो मैं "Move and size with cells" की सिफारिश करता हूँ। फिक्स्ड हेडर क्षेत्रों में "Don't move or size with cells" उपयोग करें। (याद रखें, Place in Cell सिग्नेचर अपने आप "Move and size with cells" व्यवहार उपयोग करते हैं।)

सफेद बैकग्राउंड हटाना

यदि आपकी सिग्नेचर इमेज में सफेद बैकग्राउंड है जो रंगीन सेल्स पर अजीब लगता है:

• सिग्नेचर इमेज चुनें
• Picture Format टैब > Color > Set Transparent Color पर जाएँ
• अपनी सिग्नेचर के सफेद हिस्से पर क्लिक करें

Excel उस रंग को पारदर्शी कर देता है।

Excel में ड्रॉ किया हुआ सिग्नेचर कैसे जोड़ें

यदि आपके पास स्कैनर नहीं है, तो आप Excel में सीधे अपना सिग्नेचर ड्रॉ कर सकते हैं।

Draw टैब को सक्षम करना

Draw टैब डिफ़ॉल्ट रूप से दिखाई नहीं दे सकता। इसे सक्षम करने के लिए:

• File > Options पर जाएँ
• Customize Ribbon पर क्लिक करें
• दाएँ कॉलम में Draw के आगे बॉक्स पर चेक करें
• क्लिक OK

Excel Options में Draw टैब सक्षम करना। चित्र: लेखक।

टच-समर्थित डिवाइस पर Draw टैब आमतौर पर अपने आप दिखता है।

ड्रॉ सिग्नेचर बनाना

Draw टैब दिखने के बाद, सिग्नेचर ऐसे बनाएं:

• Draw टैब पर क्लिक करें
• एक Pen टूल चुनें (पतला काला पेन अच्छा रहता है)
• मोटाई और रंग समायोजित करने के लिए पेन पर फिर क्लिक करें: 0.5mm से 1mm काला या डार्क ब्लू अच्छा रहता है
• माउस, ट्रैकपैड या स्टायलस से अपना सिग्नेचर ड्रॉ करें
• खत्म होने पर Lasso Select से सभी स्ट्रोक के चारों ओर सर्कल बनाएं
• सेलेक्शन पर राइट-क्लिक करें और Group > Group चुनें ताकि स्ट्रोक एक मूवेबल ऑब्जेक्ट में संयोजित हो जाएँ

स्टायलस वाले टच डिवाइस पर, बदलता पेन-प्रेशर मोटे/पतले स्ट्रोक बनाता है जो अधिक प्राकृतिक लुक देता है।

ड्रॉ सिग्नेचर की पोज़िशनिंग और रीसाइज़िंग

ग्रुपिंग के बाद, आपका ड्रॉ सिग्नेचर किसी अन्य शेप की तरह बर्ताव करता है। पोज़िशन के लिए ड्रैग करें, रीसाइज़ के लिए कोने खींचें, और गुणों को समायोजित करने के लिए Format Shape विकल्पों का उपयोग करें।

आप ड्रॉ सिग्नेचर को उसी Size & Properties > Properties विकल्पों से एंकर कर सकते हैं जिनका आपने इमेज सिग्नेचर के लिए उपयोग किया था। सिग्नेचर पर राइट-क्लिक करें, Format Shape चुनें, और अपना पसंदीदा एंकरिंग व्यवहार चुनें।

Excel में टाइप्ड सिग्नेचर कैसे जोड़ें

यह सबसे तेज़ विकल्प है। बस अपना नाम टाइप करें और उसे सिग्नेचर जैसा फॉर्मैट करें।

हैंडराइटिंग फ़ॉन्ट चुनना

Excel में कई फ़ॉन्ट हैं जो हैंडराइटिंग जैसे दिखते हैं। मेरे पसंदीदा ये हैं:

टाइप्ड सिग्नेचर को फॉर्मैट करना

फ़ॉन्ट चुनने के बाद:

• फ़ॉन्ट साइज बढ़ाएँ: आमतौर पर 14pt से 24pt उपयुक्त लगता है

• काले के बजाय डार्क ब्लू (#1F3864) पर विचार करें ताकि पारंपरिक इंक जैसा दिखे

• यदि सिग्नेचर दस्तावेज़ के दाएँ तरफ़ दिखना चाहिए, तो सेल को राइट-अलाइन करें

• यदि सिग्नेचर टेक्स्ट कट रहा है तो रो हाइट समायोजित करें

जिसके पास भी वर्कबुक का एक्सेस है, वह टाइप्ड सिग्नेचर एडिट कर सकता है, इसलिए मैं इन्हें तभी उपयोग करता हूँ जब सभी पर भरोसा हो और छेड़छाड़-साबिती की आवश्यकता न हो।

Excel में डिजिटल सिग्नेचर कैसे जोड़ें

डिजिटल सिग्नेचर यह सत्यापित करते हैं कि आपने दस्तावेज़ पर साइन किया है और उसमें बदलाव नहीं हुआ। आइए इसे स्टेप-बाय-स्टेप देखते हैं।

डिजिटल सिग्नेचर की मूल बातें

डिजिटल सिग्नेचर कैसे काम करते हैं

जब आप डिजिटल सिग्नेचर लगाते हैं, तो Excel वर्कबुक का हैश बनाता है और उसे आपके सर्टिफिकेट से एन्क्रिप्ट करता है। यदि कोई भी सेल मॉडिफाई करता है, तो Excel सिग्नेचर को अमान्य चिह्नित कर देता है। साइन करने के बाद, Excel वर्कबुक को अधिकांश उपयोगकर्ताओं के लिए रीड-ओनली मानता है। कोई एडिट करता है, तो Excel चेतावनी देता है कि डिजिटल सिग्नेचर हट जाएगा या अमान्य हो जाएगा।

अदृश्य डिजिटल सिग्नेचर जोड़ना

डिजिटल सिग्नेचर ऐसे जोड़ें:

• File टैब पर क्लिक करें
• Info चुनें
• Protect Workbook पर क्लिक करें
• Add a Digital Signature चुनें

Info पैनल से डिजिटल सिग्नेचर जोड़ना। चित्र: लेखक।

5. Microsoft की सूचना प्रॉम्प्ट पढ़ें और OK पर क्लिक करें
6. Commitment Type ड्रॉपडाउन में उपयुक्त विकल्प चुनें (Created, Approved, या Created and approved)
7. साइन करने का उद्देश्य टेक्स्ट बॉक्स में लिखें (वैकल्पिक, पर रिकॉर्ड के लिए सहायक)
8. Sign पर क्लिक करें

यदि आपके पास डिजिटल सर्टिफिकेट नहीं है, तो Excel आपको एक प्राप्त करने के लिए प्रेरित करेगा। व्यक्तिगत उपयोग के लिए, अपनी Office इंस्टॉलेशन फ़ोल्डर में SelfCert.exe का उपयोग करके सेल्फ-साइन्ड सर्टिफिकेट बनाएं। बाहरी दस्तावेज़ों के लिए, GlobalSign या DigiCert जैसी सर्टिफिकेट अथॉरिटी से प्राप्त करें।

साइन करने के बाद का व्यवहार

साइन होने के बाद:

• एडिटिंग फीचर्स अक्षम हो जाते हैं
• स्टेटस बार में "Signatures" बटन दिखाई देता है

सिग्नेचर विवरण देखने के लिए File > Info पर जाएँ और Signatures सेक्शन देखें, या स्टेटस बार में Signatures बटन पर क्लिक करें।

प्लेटफ़ॉर्म सीमाएँ

डिजिटल सिग्नेचर की प्लेटफ़ॉर्म पर पाबंदियाँ हैं:

यदि आपको क्रॉस-प्लेटफ़ॉर्म संगतता चाहिए, तो दृश्य संकेत के लिए इमेज या ड्रॉ सिग्नेचर का उपयोग करें। औपचारिक अनुमोदन ट्रैकिंग के लिए, आपको अपनी संस्था के व्यापक वर्कफ़्लो टूल्स के साथ Excel को संयोजित करना पड़ सकता है।

Excel में सिग्नेचर लाइन कैसे इन्सर्ट करें

सिग्नेचर लाइनें दृश्य प्लेसहोल्डर को डिजिटल सिग्नेचर वेरिफिकेशन के साथ जोड़ती हैं। औपचारिक दस्तावेज़ों के लिए उपयुक्त।

सिग्नेचर लाइन को समझना

सिग्नेचर लाइन एक दृश्यमान ऑब्जेक्ट है जो दिखाती है:

• साइन करने की जगह दर्शाता "X" मार्क
• सुझाया गया सिग्नर का नाम
• वैकल्पिक पद, ईमेल और निर्देश

साइन होने पर यह दृश्य प्रतिनिधित्व और क्रिप्टोग्राफिक वेरिफिकेशन दोनों को जोड़ता है (पहले कवर किए गए अदृश्य डिजिटल सिग्नेचर जैसा)।

सिग्नेचर लाइनें केवल Excel for Windows में उपलब्ध हैं। Mac, Web और मोबाइल उपयोगकर्ता सिग्नेचर लाइनें इन्सर्ट या साइन नहीं कर सकते।

सिग्नेचर लाइन इन्सर्ट करना

सिग्नेचर लाइन जोड़ने के लिए (केवल Windows):

• जहाँ सिग्नेचर लाइन चाहिए, वहाँ क्लिक करें
• Insert > Text > Signature Line > Microsoft Office Signature Line

Signature Line विकल्प दिखाता Insert टैब। चित्र: लेखक।

• Signature Setup डायलॉग में भरें:
  • Suggested signer: जिसे साइन करना है (उदा., "Ahmed Ali")
  • Suggested signer's title: उनकी भूमिका (उदा., "Finance Director")
  • Suggested signer's e-mail address: संपर्क जानकारी
  • Instructions to the signer: मार्गदर्शन पाठ (उदा., "साइन करने से पहले टोटल सत्यापित करें")
• वैकल्पिक बॉक्स चेक करें:
  • "Allow the signer to add comments" साइन करते समय नोट्स जोड़ने देता है
  • "Show sign date in signature line" साइन की तारीख दिखाता है
• क्लिक करें OK.

वर्कशीट में एक सिग्नेचर लाइन प्लेसहोल्डर दिखाई देगा।

सिग्नेचर लाइन पर साइन करना

जब निर्दिष्ट सिग्नर को दस्तावेज़ प्राप्त हो:

• सिग्नेचर लाइन पर डबल-क्लिक करें (या राइट-क्लिक करके Sign चुनें)। यदि Protected View में हैं, तो पहले "Edit Anyway" पर क्लिक करें
• दृश्य सिग्नेचर बनाने का तरीका चुनें:
  • Type बॉक्स में अपना नाम टाइप करें (Excel इसे कर्सिव में बदल देता है)
  • Select Image चुनकर अपनी सिग्नेचर की तस्वीर उपयोग करें
  • Sign करें—टच डिवाइस पर डिजिटल इंक से
• क्लिक करें Sign.

Excel दृश्य सिग्नेचर और वेरिफिकेशन दोनों लागू करता है, जिससे दस्तावेज़ रीड-ओनली हो जाता है।

Excel में सिग्नेचर लॉक और प्रोटेक्ट करना

सिग्नेचर जोड़ने के बाद, आप आकस्मिक मूवमेंट या डिलीट होने से बचा सकते हैं।

प्रोटेक्शन विकल्प

सिग्नेचर इमेज और शेप्स लॉक करना

किसी सिग्नेचर इमेज को मूव या एडिट होने से रोकने के लिए:

1. सिग्नेचर ऑब्जेक्ट पर राइट-क्लिक करें
2. Format Picture (या ड्रॉ सिग्नेचर के लिए Format Shape) चुनें
3. Size & Properties > Properties पर जाएँ
4. Locked चेकबॉक्स पर टिक करें (आमतौर पर डिफ़ॉल्ट रूप से चेक होता है)

यह सेटिंग केवल तब प्रभावी होती है जब आप वर्कशीट को प्रोटेक्ट करते हैं।

वर्कशीट प्रोटेक्ट करना

लॉक लागू करने के लिए:

• Review > Protect Sheet पर जाएँ
• पासवर्ड दर्ज करें (वैकल्पिक लेकिन अनुशंसित)
• अनुमतियों की सूची में सुनिश्चित करें कि "Edit objects" अनचेक है, क्योंकि यह उपयोगकर्ताओं को लॉक्ड ऑब्जेक्ट्स में बदलाव करने से रोकता है
• OK पर क्लिक करें

ऑब्जेक्ट एडिटिंग अक्षम वाले Protect Sheet डायलॉग। चित्र: लेखक।

उपयोगकर्ता वर्कशीट को देख और प्रिंट कर सकते हैं, पर पासवर्ड के बिना लॉक्ड सिग्नेचर ऑब्जेक्ट को मूव या डिलीट नहीं कर सकते।

प्रोटेक्शन की सीमाएँ समझना

वर्कशीट प्रोटेक्शन आकस्मिक एडिटिंग रोकता है, पर तकनीकी जानकारी वाले उपयोगकर्ताओं को नहीं रोकेगा।

छेड़छाड़-साबिती के लिए, वर्कशीट प्रोटेक्शन की जगह डिजिटल सिग्नेचर का उपयोग करें।

Excel में सिग्नेचर जोड़ते समय आम समस्याएँ

मैं इन समस्याओं से कई बार गुज़रा हूँ। इन्हें ऐसे ठीक करें।

स्क्रॉल, फ़िल्टर या रीसाइज़ करने पर सिग्नेचर हिल जाता है

यदि आपका सिग्नेचर बार-बार इधर-उधर होता है, तो वजह यह है कि इमेज सही तरह से सेल्स से एंकर नहीं है।

• यदि आपने Place over Cell उपयोग किया है: इमेज पर राइट-क्लिक करें, Format Picture > Size & Properties > Properties पर जाएँ। यदि सिग्नेचर को सॉर्टिंग के दौरान डेटा के साथ चलना चाहिए तो Move and size with cells चुनें, या स्थिर पोज़िशन पर रखना हो तो Don't move or size with cells चुनें।
• यदि आपने Place in Cell उपयोग किया है: यह समस्या नहीं होनी चाहिए क्योंकि इन-सेल पिक्चर्स अपने सेल्स के साथ स्वतः मूव होते हैं। फिर भी सिग्नेचर अनपेक्षित रूप से खिसक रहा है, तो राइट-क्लिक करके Picture in Cell विकल्प की जाँच करके सत्यापित करें कि यह वास्तव में इन-सेल है।

ध्यान दें कि Android Excel ऐप्स में "Move and size with cells" विकल्प उपलब्ध नहीं हो सकता।

प्रिंट करते समय सिग्नेचर गायब हो जाता है या कट जाता है

यदि आपका सिग्नेचर प्रिंट में नहीं दिखता या कट जाता है, तो आमतौर पर वजह यह होती है कि "Print object" सेटिंग अक्षम है या सिग्नेचर प्रिंट एरिया के बाहर आ रहा है।

पहले, प्रिंट ऑब्जेक्ट सेटिंग सक्षम करें:

• सिग्नेचर पर राइट-क्लिक करें > Format Picture > Size & Properties > Properties > Print object को चेक करें

फिर प्रिंट एरिया समायोजित करें:

• Page Layout > Print Area > Set Print Area पर जाएँ और सिग्नेचर वाली पंक्तियाँ/कॉलम शामिल करें
• Page Layout > Page Setup > Sheet tab जाँचें—सुनिश्चित करें कि Print में Objects शामिल हैं

फाइल खोलने के बाद डिजिटल सिग्नेचर अमान्य हो जाता है

यदि आपका डिजिटल सिग्नेचर बार-बार अमान्य हो जाता है, तो वजह यह है कि वर्कबुक में =TODAY(), =NOW(), या =RAND() जैसी वोलाटाइल फ़ंक्शन्स होती हैं जो फाइल खोलने पर अपने आप रीकैलक्युलेट हो जाती हैं।

इसे रोकने के लिए, साइन करने से पहले Excel को मैनुअल कैलकुलेशन मोड में स्विच करें। Formulas > Calculation Options > Manual पर जाएँ, फिर दस्तावेज़ साइन करें। जब अन्य लोग साइन की गई फाइल खोलें, तो उन्हें भी पहले एक खाली वर्कबुक में अपनी Excel सेटिंग Manual पर सेट करनी चाहिए, फिर आपकी साइन की गई फाइल खोलनी चाहिए।

सिग्नेचर इमेज धुंधली दिखती है

धुंधलापन इसलिए होता है क्योंकि Excel फाइल सेव करते समय इमेज को ऑटोमैटिकली कंप्रेस करता है। इसे ठीक करने के लिए, सिग्नेचर इन्सर्ट करने से पहले इमेज कंप्रेशन बंद करें:

1. File > Options > Advanced पर जाएँ
2. Image Size and Quality तक स्क्रॉल करें
3. Do not compress images in file को चेक करें
4. डिफ़ॉल्ट रेज़ोल्यूशन को High fidelity पर सेट करें

सिग्नेचर लाइन ग्रे हो गई है या उपलब्ध नहीं

यदि सिग्नेचर लाइन विकल्प ग्रे है या गायब है, तो आमतौर पर वजह यह है कि सिग्नेचर लाइनें केवल Excel for Windows में काम करती हैं, या शीट पर प्रतिबंध सक्षम हैं। ये प्रयास करें:

• यदि आप Mac, Web, या मोबाइल पर हैं: इन प्लेटफ़ॉर्म पर सिग्नेचर लाइन सपोर्टेड नहीं हैं। इसके बजाय इमेज या ड्रॉ सिग्नेचर उपयोग करें।
• यदि शीट प्रोटेक्टेड है: Review > Unprotect Sheet पर जाएँ।
• यदि दस्तावेज़ Marked as Final है: File > Info पर जाएँ और Marked as Final हटाएँ।
• यदि कोई ऐड-इन बाधा डाल रहा हो: File > Options > Add-ins पर जाएँ और समस्या पहचानने के लिए COM ऐड-इन्स एक-एक करके अक्षम करें।

Excel में सिग्नेचर उपयोग करने के सर्वोत्तम तरीके

ये कुछ टिप्स हैं जो मैंने सीखे हैं:

• शुरू में ही सही सिग्नेचर प्रकार और प्लेसमेंट विधि चुनें। इमेज और ड्रॉ सिग्नेचर दिखावट के लिए हैं; डिजिटल सिग्नेचर सत्यापन के लिए। डायनेमिक टेबल्स में सिग्नेचर के लिए Place in Cell और फिक्स्ड-पोज़िशन सिग्नेचर के लिए Place over Cell उपयोग करें। केवल दृश्य सिग्नेचर चाहिए तो सर्टिफिकेट सेटअप में समय बर्बाद न करें।
• साइन करने से पहले सामग्री फाइनल करें। किसी भी बदलाव से डिजिटल सिग्नेचर अमान्य हो जाता है। सभी एडिट पूरे करें, दस्तावेज़ की समीक्षा करें और फिर आखिरी स्टेप के रूप में साइन करें।
• दृश्य सिग्नेचर जोड़ने के बाद शीट्स को प्रोटेक्ट करें, और बिना साइन किए टेम्पलेट मास्टर रखें। इससे सिग्नेचर के आकस्मिक मूव/डिलीट से बचाव होता है, और आप पुराने सिग्नेचर हटाए बिना नई साइन की हुई प्रतियाँ बना सकते हैं।
• सिग्नेचर क्षेत्रों को स्पष्ट रूप से लेबल करें। सिग्नेचर स्पेस के ऊपर "Approved by:" या "Reviewed by:" जैसा टेक्स्ट जोड़ें ताकि पाठक हर सिग्नेचर का उद्देश्य समझें।
• प्राप्तकर्ता प्लेटफ़ॉर्म पर टेस्ट करें। यदि आप साइन की हुई फाइलें साझा कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि वे आपके प्राप्तकर्ताओं के प्लेटफ़ॉर्म पर सही दिखें।

निष्कर्ष

अब आप Excel में सिग्नेचर जोड़ने के कई तरीके जानते हैं। कुंजी है—अपने विशेष केस के लिए सही विकल्प चुनना।

अनौपचारिक दस्तावेज़ों के लिए, मैं इमेज या ड्रॉ सिग्नेचर का ही उपयोग करता हूँ। जिन दस्तावेज़ों में छेड़छाड़-साबिती चाहिए (वित्तीय स्वीकृतियाँ, कॉन्ट्रैक्ट, ऑडिट रिकॉर्ड), उनमें डिजिटल सिग्नेचर उपयोग करें।

आखिरी टिप: साइन करने से पहले सामग्री फाइनल करें, और यदि =TODAY() जैसी फ़ॉर्मूलाज़ हैं तो कैलकुलेशन मोड Manual पर सेट करें।

और Excel वर्कफ़्लोज़ के लिए, हमारा Excel Macros Tutorial और हमारा Excel Table ट्यूटोरियल पढ़ें।