Historique des versions Excel : Comment afficher, restaurer et récupérer votre travail

Dans ce tutoriel, je vais vous expliquer le fonctionnement de l'historique des versions dans la version moderne d'Excel, comment afficher, restaurer et récupérer les versions antérieures d'un fichier, ainsi que les erreurs courantes à éviter lors de la récupération de vos fichiers.

Si vous débutez avec Excel, notre cours d'introduction à Excel couvre des compétences telles que la navigation dans l'interface, la compréhension des formats de données et l'utilisation des fonctions de base. De plus, je trouve que l'fiche de référence des formules Excel, que vous pouvez télécharger, est une référence utile car elle contient toutes les fonctions Excel les plus courantes.

Quand l'historique des versions d'Excel fonctionne (et quand il ne fonctionne pas)

Avant de tenter de restaurer votre fichier, il est important de comprendre quand l'historique des versions Excel est réellement disponible. La disponibilité de cette fonctionnalité dépend de l'emplacement où le fichier est stocké et de la manière dont il a été enregistré. Examinons les différences suivantes :

• Cloud : Excel fournit un historique complet des versions pour les fichiers enregistrés sur OneDrive ou SharePoint. Dans ces emplacements, Excel suit automatiquement les modifications et stocke les versions antérieures, en particulier lorsquela fonction Enregistrement automatique d' est activée, car Excel enregistre en continu des instantanés pendant que vous travaillez.
• Fichiers locaux : Si votre fichier est enregistré directement sur votre bureau, dans votre dossier Documents ou sur une clé USB, la fonctionnalité d'historique des versions intégrée à Excel est généralement désactivée. Cependant, vous pouvez toujours récupérer votre travail non enregistré à l'aide del'optionAutoRecover d' , mais cela diffère de l'historique des versions et offre beaucoup moins de flexibilité.
• Excel pour Windows, Mac et Web : Excel pour Windows et Mac prend en charge l'historique des versions pour les fichiers cloud, tandis qu'Excel pour le Web s'appuie entièrement sur le stockage cloud et suit systématiquement les modifications de version.

Veuillez noter que si votre fichier Excel n'est pas enregistré sur OneDrive ou SharePoint, l'historique des versions sera limité ou indisponible.

Comment vérifier si votre fichier Excel contient un historique des versions

Pour vérifier si votre version d'Excel prend en charge l'historique des versions, veuillez suivre les étapes suivantes :

Si vous utilisez Excel pour Windows :

• Veuillez ouvrir le fichier Excel.
• Veuillez cliquer Fichier → Info
• Rechercher Historique des versions
• Veuillez rechercher le bouton « Historique des versions ». Veuillez vérifier si les versions sont répertoriées ou si l'option est manquante ou désactivée.

Si vous utilisez Excel pour Mac : 

• Veuillez ouvrir votre classeur.
• Veuillez cliquer sur le Fichier en haut de l'écran. barre de menus Apple .
• Sélectionner Parcourir l'historique des versions.

Vous pouvez également cliquer sur le nom du fichier au centre de la barre de titre supérieure et sélectionner Historique des versions dans le menu déroulant.

Si vous utilisez Excel pour le Web :

• Veuillez ouvrir le fichier dans votre navigateur via OneDrive ou SharePoint.
• Veuillez cliquer sur le Fichier  → Info  → Historique des versions.

Lorsque vous ne voyez pas l'historique des versions option Historique des versions ou si celle-ci est grisée, cela peut être dû à l'une des raisons suivantes :

• Le fichier est stocké localement : Veuillez vous rendre sur OneDrive pour activer cette fonctionnalité.
• Vous n'êtes pas connecté : Excel nécessite une connexion au cloud pour récupérer l'historique.
• Autorisations : Il est possible que vous ne disposiez pas des autorisations nécessaires pour afficher l'historique des versions, en particulier si vous consultez des fichiers partagés.

Comment afficher les versions précédentes d'un fichier Excel

Une fois que vous avez vérifié que votre fichier est bien enregistré dans le cloud, l'accès à son historique est très simple. Vous pouvez consulter vos versions précédentes en suivant les étapes suivantes :

• Veuillez ouvrir le fichier Excel.
• Veuillez vous rendre sur Fichier → Info → Historique des versions
• Veuillez consulter la liste des versions disponibles.
• Veuillez sélectionner une version pour l'ouvrir.

La liste des versions affiche généralement les horodatages, le nom de l'éditeur et indique si la version a été créée automatiquement ou enregistrée manuellement. Les versions de fichiers créées parla fonction d'enregistrement automatique d' s apparaissent souvent plus fréquemment et peuvent ne pas comporter d'étiquettes descriptives, tandis que les enregistrements manuels sont généralement plus espacés et plus faciles à identifier.

Lorsque vous ouvrez une version antérieure, Excel l'ouvre en mode lecture seule dans une fenêtre distincte. Cela vous permet de réviser les formules, les données et la structure sans écraser le fichier actuel. Si vous avez besoin de comparer des versions, vous pouvez basculer entre les fenêtres ou copier des cellules spécifiques de l'ancienne version vers la version actuelle. Vous pouvez également utiliser l'outilAffichage > Affichage côte à côted' pour comparer les fichiers en toute sécurité avant de décider de les restaurer, comme nous le verrons dans la section suivante.

Comment restaurer une version antérieure d'un fichier Excel

Maintenant que vous avez vu comment afficher les versions précédentes d'un fichier, permettez-moi de vous montrer comment récupérer le fichier. Vous pouvez restaurer la version souhaitée de votre fichier en suivant les étapes suivantes :

• À partir du fichier, veuillez ouvrir Fichier > Info > Historique des versions.
• Veuillez sélectionner la version que vous souhaitez récupérer.
• Cliquez sur Restaurer
• Veuillez confirmer l'action si vous y êtes invité.

Lorsque vous restaurez une version précédente, Excel remplace la version actuelle par celle que vous avez sélectionnée. Cependant, cela ne supprime pas définitivement les versions plus récentes des fichiers. Excel conserve l'historique des versions intact, ce qui signifie que vous pouvez restaurer n'importe quelle version d'un fichier à partir de la liste disponible si nécessaire.

En tant que bonne pratique, je vous recommande d'éviter de restaurer l'intégralité du fichier, sauf si vous êtes certain de votre décision. Si seules quelques formules ou lignes sont concernées, veuillez ouvrir l'ancienne version en mode lecture seule et copier les données nécessaires dans le fichier actuel. 

Comment restaurer une version précédente à l'aide de OneDrive ou SharePoint

Si vous accédez à des fichiers Excel via un navigateur à l'aide de OneDrive et SharePoint, vous pouvez également restaurer la version précédente du fichier en suivant les étapes suivantes : 

• Ouvrir OneDrive ou SharePoint dans votre navigateur.
• Veuillez localiser le fichier Excel.
• Veuillez cliquer avec le bouton droit sur le fichier et sélectionner Historique des versions.
• Veuillez prévisualiser ou restaurer la version souhaitée.

Cette méthode est souvent préférable lorsque Excel ne s'ouvre pas correctement ou lorsque vous avez besoin d'un aperçu rapide de plusieurs versions. Il est également compatible avec tous les appareils, ce qui le rend particulièrement utile dans les environnements de travail collaboratif.

Comment récupérer un fichier Excel non enregistré ou fermé accidentellement

Si vous avez fermé un fichier sans enregistrer vos modifications ou si Excel s'est fermé de manière inattendue, vous recherchez une sauvegarde temporaire et non une version antérieure du fichier.

Excel dispose d'une fonctionnalitéd'automatique qui enregistre périodiquement des copies temporaires des classeurs ouverts afin qu'Excel puisse les restaurer après un plantage, une coupure de courant ou un arrêt forcé. Ces fichiers sont stockés localement et sont destinés uniquement à une récupération à court terme. Il ne s'agit pas de versions complètes et elles peuvent ne pas refléter toutes les modifications récentes.

Pour récupérer un classeur non enregistré :

• Veuillez ouvrir Excel.
• Veuillez vous rendre sur Fichier → Ouvrir
• Sélectionner Récupérer les classeurs non enregistrés ou Récents → Récupérer les classeurs non enregistrés
• Veuillez ouvrir le fichier récupéré et l'enregistrer immédiatement.

Veuillez noter que si votre application plante avant d'enregistrer votre fichier, Excel affiche souvent automatiquement un volet d' sde récupération de document lorsque vous rouvrez l'application. Si vous fermez ce volet sans enregistrer, les fichiers récupérés risquent d'être supprimés.

Veuillez noter les différences suivantes en fonction de la plateforme que vous utilisez.

• Windows : Les fichiers d'auto-récupérationd' sont généralement stockés dans un dossier système temporaire lié à Excel.
• Mac : Les fichiers récupérés peuvent apparaître lors de la réouverture d'Excel ou dans le dossier AutoRecovery sous les bibliothèques utilisateur.

Fonctionnalités de la sauvegarde automatique (et ce qu'elle ne permet pas de réaliser)

La fonction d'enregistrement automatique ( ) est souvent mal comprise. Il ne se contente pas de sauvegarder votre fichier ; il enregistre en continu les modifications et crée fréquemment de nouvelles versions, mais uniquement lorsque vous l'enregistrez dans OneDrive ou SharePoint. Il est également nécessaire d'activer l'option «AutoSave » (Enregistrement automatique)dans l' . De cette manière, Excel enregistrera fréquemment votre fichier pendant que vous travaillez dessus, et les enregistrements apparaîtront dans la liste de l'historique des versions.

Cependant, la fonctionnalité d'enregistrement automatique ne crée pas d'historique des versions pour les fichiers stockés localement. Au lieu de cela, il agira comme une sauvegarde normale et écrasera un fichier à partir de son état précédent.

Si vous n'êtes pas certain du moment où appliquer une méthode spécifique, veuillez utiliser la fonction AutoSave lorsque vous travaillez dans le cloud et la sauvegarde manuelle lorsque vous travaillez localement ou avant d'apporter des modifications structurelles importantes.

Veuillez consulter l' fiche récapitulative des raccourcis Excel pour découvrir comment améliorer votre productivité en apprenant les raccourcis des différentes fonctionnalités d'Excel.

Fonctionnement de l'historique des versions avec les fichiers partagés et co-rédigés

L'historique des versions est utile lorsque plusieurs personnes modifient le même fichier Excel. Lorsqu'un classeur est partagé via OneDrive ou SharePoint, Excel suit les modifications apportées par chaque collaborateur et associe ces modifications aux comptes utilisateurs. Si deux personnes modifient des cellules différentes, Excel fusionne automatiquement ces modifications. Si la même cellule est modifiée simultanément, Excel résout le conflit en conservant la dernière version enregistrée et en conservant les versions précédentes dans l'historique des versions.

Vous pouvez utiliser l'historique des versions pour identifier l'auteur d'une modification en vérifiant le nom de l'éditeur et l'horodatage de chaque version. Cela facilite l'annulation des écrasements accidentels ou la récupération des données modifiées par un autre collaborateur sans perturber l'ensemble du classeur.

Dans les environnements de travail en équipe, l'historique des versions sert de filet de sécurité. Au lieu de deviner ce qui a changé ou quand, vous pouvez consulter les versions précédentes, restaurer des données spécifiques ou revenir en arrière en toute confiance, même lorsque plusieurs éditeurs sont impliqués.

Problèmes courants liés à l'historique des versions d'Excel (et comment les résoudre)

Il arrive parfois que l'historique des versions ne se comporte pas comme prévu ou ne soit pas disponible dans votre classeur. Voici quelques méthodes permettant de résoudre ces problèmes :

• L'historique des versions n'apparaît pas : Ce problème survient lorsque le fichier est enregistré localement. Pour résoudre ce problème, veuillez déplacer le fichier vers OneDrive ou SharePoint, le rouvrir à partir de cet emplacement, puis vérifier à nouveau dansle fichier Fichier → Informations → Historique des versions.

• Fichier enregistré sous le nom .xls au lieu de .xlsx: Les formats Excel plus anciens ne prennent pas entièrement en charge les fonctionnalités modernes d'historique des versions. Veuillez résoudre ce problème en enregistrant le fichier sous le nom .xlsx ou .xlsm si des macros sont nécessaires.

• Les fichiers contenant des macros peuvent présenter un comportement différent : Fichiers compatibles avec les macros (.xlsm) prennent en charge l'historique des versions, mais l'de l'enregistrement automatique peut être désactivée lorsque les macros sont en cours d'exécution. Veuillez enregistrer le fichier manuellement après des modifications importantes et veuillez vérifier quel'enregistrement automatique d' est activé lorsque cela est possible.

• Le fichier a été déplacé : Si vous déplacez un fichier de votre dossier OneDrive vers votre bureau local, la connexion à son historique dans le cloud est perdue. Pour résoudre ce problème, veuillez essayer d'ouvrir le fichier original directement à partir de l'emplacement cloud au lieu d'une copie locale.

• Autorisations bloquant l'accès à l'historique : Un accès en lecture seule ou des autorisations restreintes peuvent masquer l'historique des versions. Veuillez toujours vérifier que vous disposez des droits d'accès en écriture sur le fichier, puis rouvrez-le pour accéder à l'historique des versions.

Meilleures pratiques pour la gestion des versions dans Excel

Afin de maintenir une gestion efficace des versions, il est nécessaire de mettre en place un processus de travail qui minimise les erreurs. Voici quelques bonnes pratiques que je recommande pour assurer la sécurité de vos versions de fichiers :

• Enregistrez les fichiers Excel importants sur OneDrive ou SharePoint dès le début, en particulier ceux que vous êtes susceptible de consulter à nouveau ou de partager. 

• Congé l'enregistrement automatique activée pour les fichiers collaboratifs afin que les modifications soient automatiquement enregistrées et apparaissent dans l'historique des versions.

• Veuillez éviter d'utiliser la version manuelle, telle que l'enregistrement de fichiers sous le format final_v7_REAL_FINAL.xlsx. Lorsque vous travaillez dans le cloud, veuillez vous appuyer sur l'historique des versions plutôt que de créer des sauvegardes en double, dans la mesure du possible.

• Restaurez des versions de manière sélective en ouvrant une version antérieure et en copiant ce dont vous avez besoin, plutôt que de restaurer l'intégralité du classeur. Cette méthode est plus sûre, plus rapide et beaucoup moins perturbante, en particulier dans les environnements partagés.

Conclusion

L'historique des versions d'Excel est l'une des fonctionnalités de sécurité les plus pratiques offertes par Excel, mais elle ne fonctionne efficacement que lorsque vos fichiers sont enregistrés au bon endroit. En enregistrant vos classeurs dans OneDrive ou SharePoint, en activant la fonction d'enregistrement automatique et en sachant où trouver l'historique des versions, vous disposez d'un moyen fiable d'annuler vos erreurs sans devoir recommencer depuis le début.

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