Excel में SUMIF(): शुरुआती मार्गदर्शिका

Excel में SUMIF() का उपयोग करने के लिए, =SUMIF(range, criteria, [sum_range]) दर्ज करें, जहाँ range वे सेल हैं जिन्हें जाँचना है, criteria मिलान करने की शर्त है, और sum_range वे सेल हैं जिनका योग करना है। इससे आप बिना मैन्युअल रूप से फ़िल्टर किए या पंक्तियाँ जोड़ते हुए, किसी विशिष्ट शर्त को पूरा करने वाले मानों का कुल प्राप्त कर सकते हैं।

इस लेख में, हम SUMIF() के सिंटैक्स को विस्तार से समझेंगे, चरण-दर-चरण उदाहरण देखेंगे, SUMIF() की तुलना SUMIFS() और COUNTIF() जैसी संबंधित फ़ंक्शनों से करेंगे, और उन गलतियों को कवर करेंगे जो अधिकतर शुरुआती लोगों को उलझाती हैं।

Excel में SUMIF() फ़ंक्शन क्या है?

SUMIF() Excel का एक फ़ंक्शन है जो संख्याओं का योग करता है, लेकिन केवल उन्हीं का जो आपकी निर्धारित शर्त को पूरा करते हैं। सरल शब्दों में, आप Excel को बताते हैं कि क्या ढूँढना है, और यह केवल मेल खाने वाले मानों को जोड़ता है।

एक साधारण SUM() फ़ॉर्मूला किसी रेंज की हर चीज़ का योग करता है। जबकि SUMIF() अधिक चुनिंदा होता है। यह हर सेल को आपकी शर्त के खिलाफ जाँचता है और केवल उन्हीं को जोड़ता है जो पास होते हैं। यदि कोई सेल मेल नहीं खाता, तो Excel उसे छोड़ देता है।

उदाहरण के लिए, आप इस फ़ॉर्मूले का उपयोग इन मामलों में कर सकते हैं:

• आप एक दुकान चलाते हैं और सिर्फ एक उत्पाद से हुई कमाई जानना चाहते हैं।
• आप अपना खर्च ट्रैक करते हैं और किसी एक श्रेणी, जैसे किराना या किराया, का कुल चाहते हैं।
• आप एक टीम मैनेज करते हैं और किसी एक कर्मचारी द्वारा काम किए गए घंटों का योग जोड़ना चाहते हैं।

SUMIF() हर मामले में उपयुक्त है क्योंकि आपको पूरे कुल में दिलचस्पी नहीं है; आपको उसका सिर्फ एक हिस्सा चाहिए।

SUMIF() सिंटैक्स

SUMIF() फ़ॉर्मूला इस संरचना का पालन करता है:

=SUMIF(range, criteria, [sum_range])

इस सिंटैक्स में: 

• range: यह उन सेल का समूह है जिन्हें Excel आपकी शर्त के लिए जाँचता है। यहीं Excel तय करता है कि क्या मेल खाता है और क्या नहीं। 

• criteria: यह Excel को बताता है कि रेंज में क्या ढूँढना है। यह कोई शब्द, संख्या, या ">100" जैसा प्रतीक हो सकता है।

• sum_range (वैकल्पिक): मेल मिलने पर जोड़ने के लिए संख्याएँ यहीं से ली जाती हैं। यदि आप इसे छोड़ देते हैं, तो Excel रेंज में मौजूद मानों का ही योग कर देता है।

तीनों हिस्सों के साथ काम करने का एक त्वरित उदाहरण:

=SUMIF(A2:A11, "Apples", B2:B11)

इस फ़ॉर्मूले में, 

• A2:A10 रेंज है, क्योंकि हम वहीं Apples ढूँढ रहे हैं। 

• Apples criteria है, यानी वही सटीक शब्द जिसे मिलाना है। 

• B2:B10 sum_range है, क्योंकि मेल खाने वाले बिक्री के आँकड़े वहीं हैं।

तो हम कॉलम A में Apples की जाँच कर रहे हैं। हर बार मेल मिलने पर, कॉलम B से संबंधित संख्या जोड़ दी जाती है।

किसी criteria के आधार पर मानों का योग करने के लिए SUMIF() लागू करें। चित्र: लेखक।

Excel में SUMIF() कैसे उपयोग करें

Excel में SUMIF() उपयोग करने के लिए, ये चरण अपनाएँ: 

चरण 1: रेंज पहचानें

हम अपने उदाहरण में निम्नलिखित डेटा सेट का उपयोग कर रहे हैं: 

SUMIF() के लिए डेटा सेट। चित्र: लेखक।

वह रेंज चुनें जहाँ आप शर्त लागू करना चाहते हैं। इस मामले में, हमें Apples ढूँढना है, जो Product कॉलम में है, इसलिए रेंज A2:A11 है।

चरण 2: criteria सेट करें

क्योंकि हमें Apples चाहिए, इसलिए criteria Apples है।

आप criteria को सीधे फ़ॉर्मूले में टाइप कर सकते हैं या उस सेल का संदर्भ दे सकते हैं जिसमें वह मौजूद हो। यहाँ, हम इसे सीधे टाइप कर रहे हैं, इसलिए चूँकि यह टेक्स्ट है, इसे उद्धरण-चिह्नों में होना चाहिए।

चरण 3: sum range सेट करेंsum range वह है जहाँ वास्तविक संख्याएँ हैं। हमें बिक्री का योग चाहिए, इसलिए sum range B2:B11 है।

sum range का वही आकार या वही स्थिति होना ज़रूरी नहीं है जो आपने खोजी हुई रेंज की है। बस पंक्ति-दर-पंक्ति संरेखण होना चाहिए, ताकि SUMIF() जिस मान को जोड़ता है, वह उसी पंक्ति से मेल खाए जहाँ criteria मिला था।

अब, फ़ॉर्मूला इस तरह दिखता है:

=SUMIF(A2:A11, "Apples", B2:B11)

यह इस तरह काम करेगा:

• पंक्ति 2 में Apples है, इसलिए 120 जुड़ जाएगा। 
• पंक्ति 3 में Oranges है, इसलिए इसे छोड़ दिया जाएगा। 
• पंक्ति 4 में फिर से Apples है, इसलिए 150 जुड़ जाएगा। 
• इसी तरह पंक्तियाँ 8 और 11, तो 90 और 130 जुड़ जाएँगे

अंतिम परिणाम है 490

SUMIF() का उपयोग करके उत्पाद बिक्री का योग करें। चित्र: लेखक।

SUMIF() के उदाहरण

अब कुछ और स्थितियाँ देखते हैं जहाँ SUMIF() उपयोगी हो सकता है। हर एक में थोड़ी अलग प्रकार की criteria प्रयोग होती है, इसलिए हम उन्हें एक-एक करके देखेंगे।

किसी मान से बड़े या छोटे संख्याओं का योग

कभी-कभी हम किसी विशेष शब्द का मिलान नहीं करना चाहते। इसके बजाय, हम किसी निश्चित संख्या से ऊपर या नीचे की हर चीज़ को शामिल करना चाहते हैं।

सभी बिक्री जिनका मान 100 से अधिक है, उनका कुल पाने के लिए हम लिखते हैं:

=SUMIF(B2:B11, ">100", B2:B11)

हमारी तालिका में 100 से बड़े मान हैं 120, 150, 110, और 130। इन्हें जोड़ें, तो हमें मिलता है 510।

ध्यान दें कि यहाँ रेंज और sum range एक ही हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि हम उन्हीं संख्याओं की जाँच कर रहे हैं, उन्हें किसी अलग कॉलम से मिलान नहीं कर रहे।

बिक्री जो 50 से कम हैं, उनके लिए फ़ॉर्मूला होगा:

=SUMIF(B2:B11, "<50", B2:B11)

हमारी तालिका में 50 से नीचे कुछ नहीं है, इसलिए यह 0 लौटाता है—त्रुटि नहीं, बस कोई मेल नहीं।

greater-than या less-than criteria से मेल खाने वाली संख्याओं का योग। चित्र: लेखक।

तिथियों का योग

तिथियाँ थोड़ी अलग तरह से काम करती हैं, क्योंकि Excel उन्हें संख्याओं के रूप में संग्रहीत करता है। हर तिथि एक धारावाहिक संख्या है जो एक निश्चित शुरुआती बिंदु से गिनी जाती है। इसलिए हम तिथियों के साथ भी तुलना वाले प्रतीकों का उपयोग कर सकते हैं, ठीक वैसे ही जैसे सामान्य संख्याओं के साथ करते हैं।

मान लें कॉलम C में ऑर्डर की तिथियाँ हैं, और हमें 1 मार्च, 2026 के बाद की कुल बिक्री चाहिए। फ़ॉर्मूला इस प्रकार होगा:

=SUMIF(C2:C11, ">"&DATE(2026,3,1), B2:B11)

नीचे दिए स्क्रीनशॉट में, मैंने मेल खाने वाली तिथियाँ और उनका कुल हाइलाइट किया है।

हम यहाँ DATE() फ़ंक्शन का उपयोग करते हैं, तिथि सीधे टाइप करने के बजाय। इससे त्रुटियाँ बचती हैं, क्योंकि Excel आपके क्षेत्रीय सेटिंग्स के आधार पर तिथियों को अलग तरह से पढ़ सकता है।

यदि हमें किसी विशिष्ट महीने के खर्च चाहिए, जैसे मार्च 2026, तो हमें एक के बजाय दो शर्तें चाहिए, क्योंकि हम एक सीमा जाँच रहे हैं, न कि एक बिंदु। 

यही वह जगह है जहाँ SUMIF() की सीमा आती है — इसकी तुलना वाले खंड में हम इसे देखेंगे।

SUMIF() के साथ तिथि मानदंड से मेल खाने वाली बिक्री का योग। चित्र: लेखक।

criteria के रूप में सेल संदर्भ का उपयोग करें

अब तक, हमने criteria सीधे फ़ॉर्मूले में टाइप किया है, जैसे "Apples" या ">100"। यह सही है, लेकिन बहुत लचीला नहीं। यदि हमें कोई दूसरा उत्पाद जाँचना है, तो हर बार फ़ॉर्मूला संपादित करना पड़ेगा।

बेहतर तरीका है कि किसी सेल का संदर्भ दें। मान लें सेल A6 में शब्द Grapes है। हमारा फ़ॉर्मूला इस प्रकार होगा:

=SUMIF(A2:A11, A6, B2:B11)

यह Grapes के सभी मानों का योग करता है। अब, यदि हमें कोई दूसरा उत्पाद जाँचना है, तो बस A6 का मान बदलना होगा; फ़ॉर्मूले को छूने की ज़रूरत नहीं।

criteria को हार्डकोड करने के बजाय सेल संदर्भ का उपयोग करें। चित्र: लेखक।

SUMIF() के साथ वाइल्डकार्ड कैसे उपयोग करें

वाइल्डकार्ड तब पैटर्न का मिलान करते हैं जब हमें सटीक टेक्स्ट पता नहीं होता। उदाहरण के लिए, आपको सटीक शब्द नहीं पता, लेकिन पता है कि शब्द B से शुरू होता है। 

SUMIF() दो वाइल्डकार्ड का समर्थन करता है: 

• * किसी भी संख्या के अक्षरों के लिए खड़ा है। यह शून्य अक्षर, एक अक्षर, या सौ अक्षर भी हो सकता है।

• ? ठीक एक अक्षर के लिए खड़ा है।

देखते हैं कि ये हमारे उत्पाद तालिका के साथ कैसे काम करते हैं।

"A" से शुरू होने वाले उत्पाद

मान लें हमें हर उस उत्पाद की कुल बिक्री चाहिए जो A से शुरू होता है। चार अलग-अलग फ़ॉर्मूलों लिखने के बजाय—Apples, Apricots, Avocados और Almonds—एक वाइल्डकार्ड फ़ॉर्मूला सब संभाल लेता है:

=SUMIF(A2:A8, "A*", B2:B8)

A के बाद लगा asterisk फ़ॉर्मूले को बताता है कि A के बाद कुछ भी हो, मिलान करें। तालिका में A से शुरू होने वाले हर उत्पाद को यह पकड़ लेता है। यानी 120 प्लस 90 प्लस 60 प्लस 75, यानी कुल 345।

* वाइल्डकार्ड के साथ अक्षर A से शुरू होने वाले उत्पाद। चित्र: लेखक।

नाम जिनमें कुछ विशेष टेक्स्ट शामिल हो

वाइल्डकार्ड शब्द के बीच में भी काम करते हैं। मान लें, हम हर वह उत्पाद चाहते हैं जिसमें कहीं भी “an” आता हो। इससे Bananas और Oranges दोनों पकड़े जाएँगे। 

इसके लिए फ़ॉर्मूला होगा:

=SUMIF(A2:A8, "*an*", B2:B8)

दोनों तरफ लगा asterisk मतलब है कि हमें an से पहले या बाद में क्या आता है, इसकी परवाह नहीं। बस an कहीं भी दिखना चाहिए, तभी इसे मैच माना जाएगा। 

इसे हमारी तालिका पर चलाने से Bananas और Oranges की बिक्री जुड़ती है, और हमें मिलता है 175। 

* कोई विशेष अक्षर(ों) वाला उत्पाद ढूँढता है। चित्र: लेखक।

कब ? का उपयोग * के बजाय करें

? ठीक एक अक्षर से मेल खाता है। यदि हमारे पास उत्पाद कोड हैं और हम केवल उन्हीं कोड को चाहते हैं जिनमें अक्षर A के बाद ठीक एक अंक हो, तो हम लिखेंगे:

=SUMIF(A2:A7, "A?", B2:B7)

यह A1, A2 और A3 से मेल खाता है, लेकिन A10 या A11 से नहीं, क्योंकि उनमें A के बाद दो अक्षर हैं, एक नहीं।

पैटर्न का मिलान ? वाइल्डकार्ड से करें। चित्र: लेखक।

तो:

• जब टेक्स्ट की लंबाई बदलती रहती हो, तो * का उपयोग करें। 

• जब आपको ठीक-ठीक पता हो कि कितने अक्षर आने हैं, तो ? का उपयोग करें।

SUMIF() बनाम SUMIFS()

SUMIFS() SUMIF() जैसा ही काम करता है: 

• SUMIF() एक समय में एक शर्त जाँचता है। 

• SUMIFS() एक साथ कई शर्तें जाँचता है।

यहाँ एक त्वरित तुलना है।

SUMIFS() का सिंटैक्स है:

SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], …)

अंतर यह है कि SUMIF() में sum_range अंत में आता है। SUMIFS() में यह सबसे पहले आता है। 

इसे एक उदाहरण से देखते हैं। 

हमारी बिक्री तालिका में, हमें Apples की कुल बिक्री चाहिए, लेकिन केवल वहाँ जहाँ बिक्री 100 से ऊपर थी। यह दो शर्तें हैं। 

SUMIF() के विपरीत, SUMIFS() इसे संभाल सकता है। ऐसे: 

=SUMIFS(B2:B11, A2:A11, "Apples", B2:B11, ">100")

यहाँ B2:B11 sum_range है, जो पहले सूचीबद्ध है। फिर शर्तों की जोड़ियाँ हैं: A2:A11 के साथ Apples, और B2:B11 के साथ >100। Excel हर पंक्ति पर दोनों शर्तें जाँचता है और केवल तब बिक्री जोड़ता है जब दोनों सही हों।

SUMIFS() एक साथ कई शर्तें जाँचता है। चित्र: लेखक।

SUMIF() बनाम COUNTIF()

SUMIF() और COUNTIF() दिखने में समान लगते हैं, क्योंकि दोनों कुछ करने से पहले शर्त जाँचते हैं। लेकिन इनका काम एक जैसा नहीं है।

• SUMIF() शर्त से मेल खाने वाले मानों का योग करता है। 

• COUNTIF() गिनता है कि कितने सेल शर्त से मेल खाते हैं। 

यहाँ एक त्वरित तुलना है।

एक आपको कुल देता है। दूसरा गिनती देता है। इसे साथ-साथ देखते हैं, अपनी मूल बिक्री तालिका का उपयोग करते हुए।

यहाँ हम Apples के बारे में दो बातें जानना चाहते हैं। 

1. कुल मिलाकर हमने कितनी बिक्री की
2. सूची में Apples कितनी बार आता है

कुल बिक्री के लिए हम SUMIF() उपयोग करते हैं:

=SUMIF(A2:A11, "Apples", B2:B11)

यह हर वह बिक्री आँकड़ा जोड़ता है जहाँ उत्पाद Apples है, और हमें देता है 490।

गिनती के लिए हम COUNTIF() उपयोग करते हैं:

=COUNTIF(A2:A11, "Apples")

यह गिनता है कि कितनी पंक्तियों में Apples है, और हमें देता है 4।

COUNIF() किसी सेल में दिखाई देने वाली आवृत्तियों की गिनती करता है। चित्र: लेखक।

COUNTIF() को केवल रेंज और एक criteria चाहिए, क्योंकि इसमें कुछ जोड़ना नहीं है। लेकिन SUMIF() को sum range भी चाहिए, क्योंकि यह कहीं से संख्याएँ लेकर उनका कुल बनाता है।

SUMIF() से जुड़ी आम गलतियाँ

भले ही फ़ॉर्मूला सरल हो, छोटी-छोटी गलतियाँ हो जाती हैं। यहाँ सबसे आम गलतियाँ हैं और उन्हें ठीक करने के तरीके।

गलत रेंज का उपयोग

यह तब होता है जब रेंज और sum range पंक्ति-दर-पंक्ति संरेखित नहीं होतीं। मान लें आपकी रेंज A2:A11 है, लेकिन sum range B2:B10 है। अब Excel के पास एक पंक्ति का मिसमैच है, और कुल गलत आ सकते हैं—कई बार बिना किसी त्रुटि संदेश के।

समाधान: सुनिश्चित करें कि दोनों रेंज एक ही पंक्ति से शुरू और खत्म हों। यदि आपकी रेंज A2:A11 है, तो sum range भी पंक्ति 2 से 11 तक होनी चाहिए।

sum range भूल जाना

मान लें आपको कॉलम B का योग चाहिए, लेकिन आपकी शर्त कॉलम A को जाँच रही है। यदि आप फ़ॉर्मूला में केवल A2:A11 और criteria लिखते हैं, और sum range छोड़ देते हैं, तो Excel मान लेता है कि आपको कॉलम A का ही योग चाहिए, न कि कॉलम B का। नतीजा गलत आएगा।

समाधान: जब जाँचा जा रहा कॉलम और जोड़ा जा रहा कॉलम अलग हों, तो हमेशा sum range शामिल करें। यदि दोनों कॉलम एक ही हों, तो तकनीकी रूप से इसे छोड़ सकते हैं—फिर भी स्पष्टता के लिए शामिल करना बेहतर है।

criteria सिंटैक्स गलत होना

>100 बिना उद्धरण-चिह्न के लिखेंगे तो त्रुटि आएगी। इसे ">100" की तरह, डबल उद्धरण-चिह्नों में लिखना होगा। सिंगल उद्धरण लिखेंगे तो भी त्रुटि आएगी।

समाधान: कोई भी criteria जिसमें टेक्स्ट या तुलना के प्रतीक हों, उसे उद्धरण-चिह्नों में लिखना आवश्यक है। यदि आप किसी सटीक संख्या जैसे 100 ही का मिलान कर रहे हैं, तो उद्धरण की ज़रूरत नहीं। जैसे ही कोई प्रतीक या शब्द criteria का भाग हो, उद्धरण अनिवार्य हैं।

टेक्स्ट के रूप में संग्रहीत संख्याएँ

कभी-कभी स्प्रेडशीट में संख्याएँ संख्याओं जैसी दिखती हैं, लेकिन Excel वास्तव में उन्हें टेक्स्ट की तरह ट्रीट कर रहा होता है। यह आमतौर पर तब होता है जब डेटा किसी अन्य स्रोत, जैसे CSV फ़ाइल या किसी सिस्टम एक्सपोर्ट से आयात किया गया हो। 

आप इसे तब नोटिस करेंगे जब संख्याएँ दाएँ के बजाय बाएँ संरेखित दिखेंगी—जो Excel में टेक्स्ट दिखाने का आम तरीका है।

ऐसी स्थिति में, ">100" जैसी तुलना के साथ SUMIF() सही काम नहीं करेगा, क्योंकि Excel टेक्स्ट मानों की तुलना वास्तविक संख्याओं की तरह नहीं कर पाता।

समाधान: टेक्स्ट को फिर से संख्याओं में बदलें। Home टैब > Number समूह पर जाएँ, और ड्रॉपडाउन से General या Number चुनें।

टेक्स्ट मानों में अतिरिक्त स्पेस

मान लें एक सेल में "Apples" है और दूसरे में "Apples " है, यानी अंत में एक स्पेस के साथ। आपकी नज़र में दोनों एक जैसे दिखते हैं। SUMIF() के लिए वे अलग हैं, और फ़ॉर्मूला उन्हें मैच नहीं मानेगा।

समाधान: अपनी फ़ॉर्मूला को TRIM() फ़ंक्शन के साथ लपेटें ताकि अतिरिक्त स्पेस हट जाएँ। तब "Apples" और "Apples " आखिरकार एक जैसा माना जाएगा।

SUMIF() के सर्वोत्तम अभ्यास

कुछ आदतें SUMIF() के साथ काम करना आसान बनाती हैं, खासकर जब आपकी स्प्रेडशीट बड़ी हो जाती है। हमारा सुझाव:

• criteria हार्ड-कोड करने के बजाय सेल संदर्भ का उपयोग करें: फ़ॉर्मूले में सीधे "Apples" टाइप करना काम करता है, लेकिन इसका मतलब है कि हर बार कुछ और जाँचना हो तो फ़ॉर्मूला संपादित करना पड़ेगा। किसी सेल की ओर इशारा करें, और फिर बस उसी सेल का मान बदलें; फ़ॉर्मूला यथावत रहता है।

• रेंज का आकार एक जैसा रखें: आपकी रेंज और sum range में हमेशा बराबर पंक्तियाँ कवर होनी चाहिए। यदि एक पंक्ति 2 से 11 तक जाती है और दूसरी 10 पर रुक जाती है, तो कुल सही नहीं बैठेंगे।

• बढ़ते डेटा सेट के लिए Excel Tables का उपयोग करें: A2:A11 जैसी सामान्य रेंज आपके डेटा के बढ़ने पर नई पंक्तियों को अपने-आप शामिल नहीं करेगी। अपने डेटा को Excel Table में बदलें। टेबल्स पंक्तियाँ जोड़ने पर खुद फैलती हैं, और आपका SUMIF() फ़ॉर्मूला भी उनके साथ बढ़ता रहता है; किसी मैन्युअल अपडेट की ज़रूरत नहीं।

• सरल उदाहरणों से फ़ॉर्मूला जाँचें: पाँच-छह पंक्तियाँ लें जिनका जवाब आपको पहले से पता हो, और देखें कि फ़ॉर्मूला वही लौटाता है या नहीं। इससे शुरुआती गलतियाँ जल्दी पकड़ में आ जाती हैं, इससे पहले कि वे सैकड़ों पंक्तियों में फैलें।

• जब एक से अधिक शर्तें हों तो SUMIFS() का उपयोग करें: जैसे ही आपको एक साथ दो चीज़ें जाँचनी हों—जैसे कोई उत्पाद और तारीख-सीमा—SUMIFS() पर स्विच करें। SUMIF() से यह काम करवाने की कोशिश अक्सर ऐसे उपायों को जन्म देती है जो पढ़ने में कठिन और टूटने में आसान होते हैं।

अंतिम विचार

SUMIF() एक शर्त को पूरा करने वाले मानों का योग करने का सबसे सरल तरीका है। इसे एक रेंज, एक criteria और एक sum range दें, बाकी काम यह कर देता है।

सरल शर्तों से शुरुआत करें, जैसे किसी उत्पाद नाम का मिलान या किसी निश्चित मान से बड़ा नंबर। जब यह सहज लगे, तो वाइल्डकार्ड और सेल संदर्भ फ़ॉर्मूले को और लचीला बना देते हैं—भीतरी काम करने के तरीके बदले बिना।

यदि कभी आपको एक साथ दो चीज़ें जाँचनी पड़ें, तो यह संकेत है कि SUMIFS() पर जाएँ।